Das Thema „papierloses Büro“ ist seit Jahren in aller Munde. Auch Digitalisierung 4.0 ist schon kein neuer Hut mehr. sera arbeitet bereits seit längerem am Thema papierloses Büro und ist in diesem Bereich bereits mit Riesenschritten auf dem Weg in die Zukunft. Es wäre auch schon weitgehend umgesetzt – gäbe es da nicht das „Problem“ mit der Dokumentation von Gütern. Von Dienstleistern, Zulieferern aber auch von sera selbst. Denn schaut man sich den Bereich dieser Herstellerinformationen an, die Unternehmen ihren Käufern zur Verfügung stellen müssen, ist man noch weit vom Ziel „Papierlos“ entfernt.
Schauen wir uns an, wie es zurzeit (noch) abläuft: Die Hersteller übergeben die Dokumentation in digitaler oder Papierform an den Kunden – je nachdem wie dieser es wünscht. Laut Maschinenrichtlinie muss immer eine Betriebsanleitung mitgeschickt werden, dazu kommen Abnahmeprüfzeugnis, Konformitätserklärung, Produktbeschreibung und ggf. Lieferantenunterlagen. Eventuell kommen noch weitere Zeugnisse hinzu, die vom Kunden gewünscht werden. Bei einigen Produkten wird zusätzlich eine Maßzeichnung ergänzt. Der Kunde muss nun, je nach Zweck und Verwendung, die Dokumentation in den eigenen Systemen ablegen und bei Bedarf das richtige Dokument heraussuchen. Beides passiert häufig händisch, ist somit aufwendig und fehleranfällig.
Wie will die VDI Richtlinie dies verbessern?
Die Richtlinie legt zunächst Standards bezüglich vier wichtiger Kriterien fest: die Klassifizierung der Dokumente, einen vorgegebenen Satz an Metadaten pro Dokument, die Struktur der Dokumentation und die Dateiformate. Dabei helfen wiederum vier Gruppen (Identifikation, Technische Beschaffenheit, Tätigkeitsbezogene Dokumente, Vertragsunterlagen), die in zwölf Kategorien unterteilt sind, die Dokumente später exakt zuordnen zu können. Die Kategorien sind nach Art des Inhalts und teils nach dem Verwendungszweck eingeteilt. Die sog. Metadaten spielen dabei eine wichtige Rolle. Sie sind für die genaue Identifikation jedes Dokuments zuständig und werden jedem Dokument in einer eigenständigen Metadatendatei im XML-Format beigefügt. Sie beinhalten eindeutige Identifikations-IDs zur Version des Dokuments, Klassifizierungen zu den o.g. Kategorien, Bezug zum Hersteller, der Sprache, des Erstellers, Beziehung zu anderen Dokumenten der gesamten Dokumentation, kurze Beschreibungen und Titel des Dokuments u. v. m.
Zusammengefasst: die Metadaten tragen alle wichtigen Informationen des Dokuments, damit der Anwender es später so schnell wie möglich wiederfindet. Die ID muss dabei sowohl auf dem Dokument als auch auf dem Objekt/Produkt ables- und zuordenbar sein. Dies kann auch über einen QR Code erfolgen. Zudem legt die Richtlinie ebenso die Dateiformate der Dokumente fest. Jedes Dokument besteht also aus einer physischen Datei (PDF) und einer zugeordneten Metadatendatei (XML). In einem ZIP-Container werden diese zusammenhängenden Dateien vereint, im sogenannten Dokumentcontainer. Alle Dokumente einer Dokumentation werden wiederum in einem Dokumentationscontainer zusammengefasst und ergänzt um ein Hauptdokument, welches alle in der Dokumentation beinhalteten Dokumente auflistet und ebenfalls eine Metadatendatei mit sich führt. So können auch Dokumentcontainer innerhalb einer Lieferkette problemlos integriert werden. Dabei werden die Dokumentcontainer des zugelieferten Teils in den übergeordneten Dokumentationscontainer integriert und das Hauptdokument um diese Daten ergänzt. Durch diese Struktur der Gesamtdokumentation ist der Aufwand für die Übergabe von Dokumentationen über längere Lieferketten hinweg gering. Der eindeutige Bezug zum physischen Objekt sowie die Klassifikation der Dokumente der Zulieferkette ermöglichen einen hohen Automatisierungsgrad auf beiden Seiten.
Wie sieht es mit der technischen Umsetzung aus?
Neben der Erstellung der Inhalte muss jedes Dokument in einer PDF/A-Fassung gespeichert und eine Metadatendatei generiert werden. Das Hauptdokument und das „Packen“ der Dokument- und Dokumentationscontainer sind weitere Aufgaben, um alle Schritte zur standardisierten Doku zu erreichen. Je nach vorhandenen Systemen in den Unternehmen stellen alle oben genannten Aufgaben keine zu großen Hürden dar. Dies war ein großes Anliegen der Ersteller der Richtline, damit eine hohe Akzeptanz und Bereitschaft zur Umsetzung erreicht werden kann. Im Idealfall werden möglichst viele der beschriebenen Aufgaben automatisiert, so dass als Ziel ein vollautomatisierter Prozess Arbeitsaufkommen und Fehler minimiert.
Fazit und Benefit der VDI Richtline
Vertragliche Festlegungen und Abstimmungen zwischen den Vertragspartnern und individuelle Wünsche auf Kundenseite gehören zukünftig der Vergangenheit an, denn nun gibt es eine Richtlinie, die einen strukturierten und vor allem standardisierten und automatisierten Rahmen bietet. Somit ist für Kunden- und Herstellerseite eine automatische Verteilung und Übernahme der produktbegleitenden Dokumente möglich und eine gesicherte Dokumentation gewährleistet. Auch sera hat sich auf den Weg gemacht, um diesen wichtigen Schritt in Richtung standardisierter, digitaler Dokumentation zu gehen, um die Transformation auch an dieser Stelle voranzutreiben.
